Swiss QR-Rechnung nativ
Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz Standard. Die Software muss QR-Code, Referenznummer und IBAN korrekt erzeugen — ohne manuelles Nacharbeiten. Prüf das anhand einer Test-Rechnung mit deiner eigenen IBAN.
Handwerker-Software in der Schweiz richtig wählen
Entscheidungs-Ratgeber — Stand 2026
Was eine Handwerker-Software für Schweizer Betriebe wirklich können muss — und worauf du achten solltest, bevor du einen Jahresvertrag unterschreiben. Ohne Markennennung, ohne Provisionen, ohne versteckte Empfehlungen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Software muss Swiss QR-Rechnung nativ erzeugen und auf dem Handy genauso gut laufen wie am Desktop — sonst ist sie für Schweizer Baustellen nicht brauchbar.
- Für 1–5-Personen-Betriebe ist ein Pauschalpreis pro Betrieb fast immer günstiger als Per-User-Lizenzen. Rechne Jahreskosten inklusive aller Module durch.
- Bevor du unterschreibst: Daten-Export prüfen, AVV (Auftragsverarbeitung) lesen, und ein paar echte Rechnungen testweise generieren — am besten direkt auf dem Smartphone.
Die wichtigsten Entscheidungs-Kriterien
Mobile-first auf dem Smartphone
Mitarbeitende auf der Baustelle nutzen ihr Telefon, nicht den Bürorechner. Die Anwendung muss auf dem Handy genauso flüssig funktionieren wie am Desktop — Termine, Rapporte, Fotos, Unterschriften. Wenn du ständig zoomen musst oder die Web-Ansicht abstürzt, ist die Software nicht baustellentauglich.
Pauschalpreis statt Per-User
Bei kleinen Betrieben (1–5 Personen) summieren sich Per-User-Lizenzen schnell. Ein Pauschalpreis pro Betrieb ist planbar und wächst nicht mit jedem neuen Mitarbeitenden. Rechne die Jahreskosten konkret durch — inklusive Module, die bei manchen Anbietern extra kosten (Bankimport, SMS, NPK).
Regie-Rapport mit Kunden-Unterschrift
Bei Regiearbeiten ist der unterschriebene Rapport die Grundlage für eine durchsetzbare Rechnung. Die Software sollte direkt auf dem Tablet/Handy eine rechtsgültige Unterschrift erfassen und ein PDF erzeugen, das ohne Nachbearbeitung an den Kunden geht.
Online-Buchung für Endkunden
Wenn du viel Privatkundengeschäft hast, ersetzt ein öffentliches Buchungs-Widget Telefonate und WhatsApp-Pingpong. Achte auf Verfügbarkeits-Logik, automatische Bestätigung und Erinnerungen — sonst entstehen Doppelbuchungen.
Kommunikation per SMS und WhatsApp
Schweizer Endkunden lesen Mails seltener als SMS oder WhatsApp. Eine Software, die Terminbestätigungen und Erinnerungen auf den bevorzugten Kanal schickt, reduziert No-Shows messbar. Achte darauf, dass die Kosten transparent sind (pro Nachricht oder im Pauschalpreis enthalten).
Bank-Import (camt.054)
Manuelles Abgleichen offener Rechnungen ist eine versteckte Stunden-Senke. Die Software sollte camt.054 oder camt.053 der Schweizer Banken einlesen und Zahlungen automatisch zu Rechnungen zuordnen — idealerweise auch Teilzahlungen.
Schweizer Datenschutz (revDSG)
Seit September 2023 gilt das revidierte Datenschutzgesetz. Der Anbieter braucht ein nachvollziehbares Datenschutz-Konzept, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und idealerweise Hosting in der EU oder Schweiz. Frag konkret nach: Wo liegen die Daten? Welche Sub-Auftragnehmer? Wie wird der Export bei Vertragsende geregelt?
Export der eigenen Daten
Kunden, Artikel, Rechnungen, Belege — alles muss sich exportieren lassen (CSV/PDF), ohne dass du auf den Anbieter angewiesen bist. Eine Software, die keinen Export bietet, schliesst dich ein. Prüf das vor dem Vertragsabschluss, nicht erst beim Wechsel.
Spezialfälle — nur wenn du diese Anforderungen wirklich hast
Diese Themen sind für die meisten 1–5-Personen-Betriebe irrelevant. Falls du aber in einem der folgenden Szenarien bist, gehört das in die Anforderungsliste.
NPK / CRBX für öffentliche Tender
Wenn du regelmässig auf SIA-451-Tender (öffentliches Bauwesen) bietest, brauchst du den NPK/CRBX-Standard. Das ist ein spezialisierter Bedarf — nicht jede Allround-Software hat das. Frag konkret nach, bevor du wechselst.
Mehrstufige Material-Kalkulation
Mittelgrosse Bauunternehmen mit Schichtkalkulation, Lieferanten-Konditionen und Sub-Unternehmer-Aufschlägen brauchen tiefere Kalkulations-Logik als ein 3-Personen-Maler-Betrieb. Wenn deine Offerten regelmässig mehrstufig sind, teste das Modul vor dem Kauf an einem realen Beispiel.
Mehrere Standorte oder Betriebe
Wenn du mehrere rechtlich getrennte Betriebe (z. B. AG + Einzelfirma) parallel führst, prüf, ob die Software pro Login mehrere Mandanten erlaubt — oder ob du zwei Abos kaufen musst.
Wechsel von deiner aktuellen Software
Die meisten Daten lassen sich übernehmen, wenn du sauber vorgehst:
- Kundenliste — CSV-Export aus dem alten System, CSV-Import ins neue. Headers wie „Vorname", „Nachname", „Strasse", „PLZ", „Ort", „E-Mail", „Telefon" werden von gängiger Software direkt erkannt.
- Material und Artikel — gleiche Logik, plus „Artikel-Nr.", „Bezeichnung", „Einheit", „Einzelpreis".
- Vorlagen — werden im neuen System einmalig neu angelegt. Alte PDFs als Referenz aufheben, damit die Formulierungen erhalten bleiben.
- Offene Rechnungen — bleiben für die Archivpflicht (10 Jahre) im alten System. Neue Rechnungen ab dem Wechseldatum laufen im neuen Tool.
- Mitarbeitende — manuell einladen. Jeder bekommt eine persönliche Mailadresse zum Login (nicht eine Sammel-Mail).
Wofür HandwerkerPro gebaut ist
HandwerkerPro ist auf 1–5-Personen-Betriebe ausgerichtet, die direkt für Privat- und Geschäftskunden arbeiten — Maler, Elektriker, Sanitär, Schreiner, Bodenleger, Gärtner. Konkret:
- Pauschal CHF 29/Monat pro Betrieb für bis zu 5 Mitarbeitende. Kein Per-User-Pricing.
- Swiss QR-Rechnung, korrekte MwSt-Sätze, camt.054-Bankimport, Regie-Rapport mit Unterschrift.
- Mobile-first entwickelt: Termine, Rapporte, Fotos, Unterschriften direkt auf dem Handy.
- Online-Buchungs-Widget für deine Website, SMS- und WhatsApp-Benachrichtigungen für Kunden inklusive.
- AI-Assistent mit Sprachsteuerung — Offerten erstellen und Termine prüfen, auch freihändig auf der Baustelle.
- Permanenter Gratis-Tarif zum Ausprobieren, ohne Kreditkarte.
- Hosting in der EU (Vercel Frankfurt + Postgres Hetzner Deutschland), DSGVO- und revDSG-konform, AVV verfügbar.
Wofür HandwerkerPro nicht die richtige Wahl ist: mittelgrosse Bauunternehmen mit regelmässigen SIA-451-Tendern, die NPK/CRBX brauchen, oder Betriebe mit sehr tiefer mehrstufiger Material-Kalkulation. Für diese Profile gibt es spezialisierte Anbieter, die hier näher dran sind.
Häufige Fragen
Worauf sollte ich beim Vergleich von Handwerker-Software in der Schweiz besonders achten?▾
Drei Punkte sind entscheidend: Erstens, Swiss QR-Rechnung muss nativ funktionieren — ohne Nacharbeit. Zweitens, die mobile Nutzung auf dem Handy muss flüssig sein, sonst nutzen Mitarbeitende sie auf der Baustelle nicht. Drittens, das Preismodell muss zum Betrieb passen: Bei 1–5 Personen ist ein Pauschalpreis pro Betrieb fast immer günstiger als Per-User-Lizenzen.
Wie viel sollte Handwerker-Software pro Monat kosten?▾
Für einen 1–5-Personen-Betrieb mit normalem Funktionsumfang (Offerten, Rechnungen, Aufträge, Mobile, QR-Rechnung) ist eine Bandbreite von CHF 25 bis CHF 200/Monat realistisch — je nach Modulen und Lizenzmodell. Was du nicht zahlen solltest: separate Aufpreise für Standard-Funktionen wie Bankimport, mobile Nutzung oder mehr als einen Mitarbeitenden. Rechne immer die Jahreskosten inklusive aller Module, die du tatsächlich brauchst.
Lohnt sich eine Schweizer Software gegenüber einer deutschen oder österreichischen?▾
Für Betriebe, die in der Schweiz fakturieren: ja. Schweizer Software bringt QR-Rechnung, korrekte MwSt-Sätze (8.1% / 2.6% / 3.8%), revDSG-Konformität und CHF-Bankformate von Haus aus. Deutsche Software (z. B. mit Datanorm-Fokus) muss meist nachgerüstet werden — und das kostet auf Dauer mehr Zeit als der Software-Vergleich an Geld spart.
Wie aufwendig ist der Wechsel der Handwerker-Software?▾
Für einen kleinen Betrieb 1–3 Tage netto: Kunden- und Artikel-Stamm exportieren und neu importieren, Vorlagen einmal anlegen, Mitarbeitende einladen. Offene Rechnungen bleiben in der Regel im alten System (Archivpflicht 10 Jahre), neue laufen im neuen Tool. Wer parallel testen kann, vermeidet Stress: zwei Wochen Doppelbetrieb, dann harter Cut.
Wo wird die Software gehostet — Schweiz oder EU?▾
Für die meisten Schweizer KMU ist EU-Hosting nach revDSG zulässig, solange ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und der Anbieter geeignete Garantien bietet (Standardvertragsklauseln). Für Betriebe mit besonders sensiblen Daten oder strikten Compliance-Vorgaben (z. B. Aufträge für die öffentliche Hand) kann CH-Hosting Pflicht sein — das muss man im konkreten Fall mit der eigenen Rechts- oder Compliance-Stelle klären.
Was kostet HandwerkerPro?▾
HandwerkerPro hat zwei Tarife: Starter ist dauerhaft gratis (25 Termine/Monat, 5 Offerten/Monat, 5 Rechnungen/Monat). Pro kostet CHF 29/Monat als Pauschalpreis pro Betrieb — mit unbegrenzten Aufträgen, bis zu 5 Mitarbeitenden, Bankimport (camt.054), SMS- und WhatsApp-Benachrichtigungen, AI-Assistent. Kein Per-User-Pricing.